Quem de nós nunca ouviu expressões como: “Tempo é dinheiro”; “É tudo uma questão de tempo”; “O Tempo passa a voar”; “Queria que o meu dia tivesse 25 horas”.
O tempo é um conceito abstrato que não tem uma definição única. Existem muitos tempos.
A realidade é a de que todos dispomos da mesma quantidade de tempo, diferindo apenas o modo como cada um o utiliza.
Num mundo cada vez mais tecnológico, em que tão facilmente temos acesso a informação, mas que também tão rapidamente temos que produzir e “ser visíveis”, a forma como se gere o tempo tem impacto em muitas das questões.
Nós vivemos a nossa vida toda com horas marcadas; acordar, chegar ao trabalho, almoço, volta para casa, jantar, lazer ou dever, tudo é regido por horários. Todos somos controlados pelo relógio, objeto de submissão para alguns e de culto para muitos, está por todo o lado.
A vida profissional é cada vez mais exigente e quem aposta na evolução profissional sente dificuldades em dedicar tempo livre para o seu bem-estar físico e mental, por isso saber otimizar o tempo é imprescindível para se ser bem-sucedido e ter uma vida organizada.
Tempo é um recurso escasso e precioso e ninguém o consegue gerir. Por mais que se queira, o tempo não se multiplica, mas perde-se quando não há organização, motivação e/ou método. Não conseguimos colocar as 17 horas antes das 15. 2025 só chega depois de 2024.
A gestão do tempo é um dos principais desafios da atualidade. Gestão de tempo é a arte de organizar a vida, com o intuito de controlar os acontecimentos, evitando os períodos de tempo desperdiçados. Consegue-se, definindo objetivos, identificando o que é importante e estabelecendo prioridades. Uma boa gestão do tempo implica uma correta organização pessoal e uma constante monitorização das tarefas e do tempo despendido com as mesmas. A gestão do tempo passa por se ter a noção dos aspetos, atividades e/ou comportamentos, que o consomem e que afetam negativamente a produtividade. Mas, mais importante que ter essa noção, é adotar-se uma conduta que evite esse tipo de atividades e/ou comportamentos.
Feita uma abordagem generalizada acerca da definição da gestão do tempo, importa, portanto, salientar alguns dos sintomas da má gestão do tempo, tais como:
- Horários sobrecarregados;
- Prazos não respeitados;
- Referência constante ao passado;
- Não admitir a iniciativa dos outros;
- Nunca recusar seja o que for;
- Tratar os assuntos superficialmente;
- Anular compromissos à última hora;
- Discutir assuntos profissionais durante as refeições;
- Decisões demasiado rápidas ou arrastadas;
- Fadiga/cansaço;
- Falta de confiança;
- Medos;
- Lamentações/queixas e aborrecimento.
É fazendo as coisas certas (eficácia) e fazendo-as bem (eficiência) que se consegue a performance. É essencial compreender exatamente como se deve utilizar o tempo e, nesse âmbito, a existência dum planeamento de tempo diário, poderá ser uma ajuda preciosa.
São vários os fatores que tornam difícil a gestão eficiente do tempo e que muitas vezes nos passam despercebidos levando, contudo, ao desperdício/consumo de tempo, daí a designação de desperdiçadores de tempo ou cronógrafos. São eles:
- Chamadas telefónicas desnecessariamente longas, repetitivas ou imprevistas;
- Interrupções constantes;
- Falta de pessoal;
- Má perceção das instruções recebidas;
- Perfeccionismo em acesso;
- Dificuldade na gestão de assuntos pessoais;
- Lacunas de formação e incapacidades;
- Dificuldades de comunicação;
- Indefinição de objetivos;
- Objetivos demasiado ambiciosos;
- Local de trabalho confuso/desorganizado;
- Equipamento insuficiente ou defeituoso;
- Resistência humana à mudança;
- Dificuldade em dizer não;
- Protelar e Insegurança e fadiga/doença.
O objetivo da gestão do tempo não é o de encontrar mais tempo nas horas do dia disponíveis, mas antes aproveitar o tempo disponível de forma eficiente. Desta forma, indico-vos importantes dicas para aproveitarmos melhor o tempo, tais como:
- Monitorizar o nosso tempo;
- Elaboração de planos detalhados, diários e semanais;
- Utilização de checklists;
- Definição e gestão de prioridades;
- Determinar um tempo limite para as tarefas;
- Planear a semana no Domingo;
- Adicionar uma lista de tarefas realizadas à sua lista de tarefas para realizar;
- Realizar as tarefas mais importantes e que exigem mais responsabilidade quando se sentir mais produtivo;
- Bloquear as distrações;
- Não fazer mais do que uma tarefa ao mesmo tempo;
- Não deixar escapar a sua inspiração – realizar as tarefas agora;
- Não perseguir a perfeição;
- Não ficar preso em pequenos detalhes;
- Agendar pausas entre as tarefas;
- Antes das reuniões, determinar os resultados que quer atingir;
- Utilizar bem os tempos de espera;
- Organizar o email;
- Usar a sua agenda/calendário eletrónico;
- Agendar tempo para relaxar;
- Aprender a dizer “Não”;
- Entregar as tarefas com antecedência;
- Não atender o telemóvel só porque este está a tocar;
- Definir o que é realmente importante;
- Estabelecer a sequência certa das tarefas;
- Identificar as tarefas que consomem mais tempo e planeá-las;
- Transformar estas dicas em hábitos e libertar-se de maus hábitos e cuide de si e divirta-se, será sempre o mais importante.
Na nossa cabeça alimentamos permanentemente a ideia de que precisamos de nos organizar, que precisamos de parar para definir os nossos objetivos, de forma a conseguirmos gerir melhor o tempo. Uma minoria de nós consegue estabelecer e atingir metas, sem nunca se desviar dos objetivos traçados, sem deixar que o meio envolvente perturbe o desenrolar das ações que nos levam a concluir com êxito aquilo a que nos propusemos.
Para que consigamos fazer tudo aquilo a que nos propomos, temos que ser realistas e assumir as nossas limitações, aceitar ou recusar tarefas, que sabemos à partida não termos tempo para as executar. Aceitar fazer tudo, dizer que sim a tudo é mais que meio caminho para nada se fazer, deixando-nos o amargo sabor da nossa incapacidade.
Após fortalecermos a capacidade de aceitar, ou recusar tarefas, podemos dar o segundo passo: definir as prioridades, pela ordem que entendermos e consideramos mais produtiva. Podemos estratificar as tarefas por dificuldade, para estarmos mais despertos nas mais difíceis, por tempo previsto para execução, para podermos estar mais focados nas mais demoradas.
Deixarmo-nos de procurar desculpas para o que não fazemos é um grande progresso para passarmos a ser mais eficazes, tanto ao nível profissional como ao nível pessoal. Deixar de adiar tarefas é outra condição fundamental para o sucesso.
Devemos ser nós a gerir o tempo em vez de deixar que seja o tempo a impor-se a nós e isso consegue-se com planeamento, disciplina, determinação e objetivos.
Aquilo a que chamamos gestão de tempo não é mais do que saber colocar mais energia onde é mais importante e colocar menos energia onde é menos importante.
Mais do que controlar as horas, os minutos e os segundos do dia, uma boa gestão do tempo exige, prioritariamente, a definição clara do rumo que deseja dar à sua vida e a sua carreira. Disso resultará tudo o resto: dias menos desgastantes, compromissos respeitados, tarefas realizadas no prazo programado, metas alcançadas com serenidade e convívio saudável com a família. Agendas, relógios e computadores, tidos por muitos como a solução do problema, são apenas ferramentas eficientes que o ajudarão a atingir esse objetivo!
Proposta de filmes: Click (2006); In Time (2011) e Quanto tempo o tempo tem? (2015)
Proposta de livros: Gestão de tempo e Organização do Trabalho - Guia Prático de Fernando Boavida (2021) e Como Ter Tempo para Tudo Equilibre a sua vida pessoal, familiar e profissional de Sofia Pereira (2023)
Equipa PsiCarreiras OPP. (30 de dezembro de 2021). Obtido em 01 de maio de 2023, de https://psicarreiras.ordemdospsicologos.pt/o-que-fazemos-com-o-tempo/
Gabinete de Apoio Psicológico da Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa. (s.d.). Obtido em 01 de maio de 2023, de https://ciencias.ulisboa.pt/sites/default/files/fcul/institucional/gapsi/Gerir_Energia.pdf
Silva, C. (2021). Gestão do Tempo. Ferramentas de produtividade e colaboração. Centro de Emprego e Formação Profissional de Coimbra.
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